Siete razones formales por las que ni me molesto en leer muchas notas de prensa
Cada día recibo decenas de mensajes en mi cuenta de correo electrónico del periódico. Ni me molesto en abrir un buen número de ellas (aunque me gustaría ser más despiadado). Éstas son algunas razones.
Porque la nota no está dirigida a mí
Me sorprende la cantidad de esfuerzo que dedican gabinetes de prensa y agencias de comunicación a enviar notas de prensa (y a las llamadas de seguimiento) y el poco cuidado que ponen a la hora de controlar quiénes las reciben. Un ejemplo entre docenas: desde hace unos meses, un ayuntamiento de la provincia de Almería me envía sus comunicados. Sospecho que el jefe de prensa o la agencia de comunicación que lo lleve alardea ante el alcalde de que cientos de medios reciben las notas. Qué cosa más inútil.
La segunda parte de este problema es que mis compañeros reciben notas que solamente deberían llegarme a mí. Con mucha diligencia, me las reenvían. Cuando borro la sexta copia de la misma nota, empiezo a odiar profundamente a alguien.
La nota no tiene asunto o dice solamente ‘Nota de prensa’ o ‘convocatoria de prensa’
Vamos, que todos hemos ido a la Universidad y somos capaces de resumir en una línea el contenido de un comunicado. Y enviar un correo sin nada en el campo ‘asunto’ es prácticamente una falta de educación. Si una empresa o institución genera varias notas diarias, prefiero recibirlas de una en una, en lugar de en un solo correo (que es más cómodo para ti) que diga ‘notas de prensa del día’.
El título de la nota está en mayúsculas
No sólo las mayúsculas son más difíciles de leer; ocupan mucho más en el listado de Outlook o de otro gestor de Correo electrónico. Cuando el título de una nota está en mayúsculas puede que no pueda leerlo entero.
El remitente no especifica qué empresa o institución la manda
Si las notas se envían desde un correo de un departamento de comunicación, por favor, que no ponga solo “Departamento de comunicación” sin aclarar de qué empresa o institución es. Cuando ordeno mi correo por remitentes tengo demasiados “departamento de comunicación”, “comunicación” o “comunicación externa”. Incluso si un correo institucional es de una persona, tampoco está de más decir de qué empresa se trata.
El listado de destinatarios está en claro
Cada vez que veo la lista completa de destinatarios de un correo sé que empezaré a recibir mucho más spam.
El contenido de la nota está en un Word o un PDF
Aunque no quede tan bonito, por favor, que el contenido entero de la nota esté en el cuerpo del correo. En primer lugar, porque me va a resultar mucho más fácil encontrarla, ya que es posible que no me acuerde de la empresa, pero sí de algún otro detalle que me haya llamado la atención. La última tendencia que he detectado es incluir los textos como un gráfico, una imagen con la que tampoco puedo hacer nada, aunque, de nuevo queda muy bonita.
Los adjuntos pesan una barbaridad
Existen Dropbox, Box o WeTransfer, entre otros. Si no las he pedido, no hay ninguna necesidad de que me envíen cuatro o cinco correos con 6 o 7 fotos de 5 megas cada una. Por cierto, hay quien envía documentos de Word de un par de párrafos que pesan 2 megas porque no se han molestado en cambiar el tamaño del logotipo de la institución.
Afectos Dispersos 